4月になると社会人として新たな一歩を踏み出す人も多いのではないですか。
かくいう自分も数年前は新入社員として希望と不安を胸に入社式に参加しました。
毎年この時期になると自分も何年か前はこうだったなあと思い出す人も多いはず。
新入社員は入社したら必ず研修を受けます。
中には研修する立場の人もいらっしゃるのではないでしょうか。
社会人としてのマナーや世界経済の事、さらにはディスカッションなどいろいろ自分もやったなあと書いていて思い出してきました。
教えなければいけないことはたくさんありますが、その中でもまず教えなければいけないことは何か？？？
それは電話対応です。
なぜ電話対応なのか
なぜ電話対応なのかと皆さん思いますよね。
その理由はOJTなどで新入社員に業務を教えているときにも、ひっきりなしに電話がかかってきます。
ましてや営業などで外部と連絡を取っている事があれば尚更で、研修しながら業務をしながら更に電話対応をしながらだと一気に疲れますよね。
そんなときに電話対応だけでもきちんとできてくれたらと切に思います。
はっきり言って電話対応がきちんとできてくれるだけでとてもありがたいんですよね。
電話対応で必ず教えなければいけないこと
教えていく中にも必ず教えないといけないことがあります。
1.会社の顔であるということ
電話に出るときには自分が会社の顔としてでるということ。
そこに新入社員もベテラン社員も関係なく、相手にとってはそんなことはどうでもいいことです。
自分の対応ひとつで相手に与える印象が悪くなることもあります。
もしそれで取引を中止されたり売上に影響が出たらどうですか。
そのことを踏まえて電話に出るということを教えるべきです。
2.何を聞くか
慣れないうちは何を聞かなければいいかわからないですし、更には会社名と担当者名も聞きとらないといけないですからてんてこ舞いになります。
自分も最初のころは会社名と担当者名を間違えたりしてよく怒られました。
まだわからないこともたくさんある中で最低限聞かなければいけないことは下記になります。
・会社名
・担当者名
・誰宛か
・用件
これらを聞くことができれば問題ないでしょう。
とはいってもなかなか難しいんですよね・・・
新入社員に教える場合には優しく教えてあげてくださいね^^
3.変な言葉遣いになっていないか
上記でもあったように会社の顔となるわけですから、変な言葉遣いになっていてはアウト。
特に最初に電話に出たときの
「もしもし」
これはビジネスでは御法度。
電話がかかってきたら「お電話ありがとうございます。○○でございます。」
ときちんと答えさせること。
学生時代だと常にかかってきた電話はもしもしですからね。
私も最初は意識しないと「もしもし」ってすぐに発していました。
その他にも敬語の使い方や若者言葉など意識しないと普段の言葉遣いがそのまま出てしまいます。
入社したてが一番大事
談話対応に限らずですが、入社したてにきちんと教えてあげることが大事です。
転職したらこうした基本的なことは知ってるでしょ？ということで細かく教えてくれません。
きちんと教えてあげることでその子が将来恥をかかなくてすみますし、自分の仕事を助けてもらったりもします。
意外とおろそかにしがちですが、その子の将来がかかっているといっても過言ではありません。
研修を行う人、そしてOJTで教えることになった方はその子の将来も含めてきちんとし教えてあげてください。
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